CÓDIGO DE ÉTICA
1. Objetivo y Alcance
Promover entre los accionistas, empleados, clientes, proveedores, aliados y demás partes interesadas de Whitman, las más altas conductas éticas, transparentes y honestas en el desarrollo de todas nuestras actividades, negocios, colaboraciones, operaciones y transacciones a nivel local e internacional, así como el cumplimiento de la normatividad vigente y nuestros compromisos sociales y ambientales.
2. Compromiso de la Compañía
Whitman y sus líderes se comprometen a fomentar una cultura de transparencia, honestidad e integridad, con el propósito de arraigar dentro de la Compañía una conducta de cero tolerancia frente al Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Adicionalmente, reforzamos nuestro compromiso con los valores y principios para actuar siempre correctamente en todas nuestras actividades, integrando de manera inherente la responsabilidad social y la sostenibilidad ambiental en cada decisión.
3. Responsabilidades Específicas
- Empleados: Actuar con integridad, respeto y responsabilidad en todas las interacciones laborales. Cumplir con este Código y reportar cualquier sospecha de incumplimiento.
- Directivos y Líderes: Liderar con el ejemplo, promoviendo una cultura ética y de triple impacto. Asegurar que las decisiones y las estrategias estén alineadas con este Código.
- Proveedores y Socios: Fomentar relaciones con aquellos que compartan nuestros valores éticos y de sostenibilidad, promoviendo prácticas responsables en toda nuestra cadena de valor.
- Clientes: Ofrecer productos y servicios de alta calidad de manera ética y transparente, considerando su impacto social y ambiental.
4. Principios Corporativos
1. Somos gente con actitud
Mantenemos una actitud positiva y proactiva en todas nuestras interacciones, abordamos cada relación, tarea y desafío con optimismo y disposición a actuar. Creemos en el poder de una mentalidad constructiva para superar obstáculos y alcanzar nuestros objetivos. Fomentamos un espíritu de colaboración donde la energía positiva impulsa la innovación y el éxito colectivo.
2. Somos justos, pensamos siempre en el gana-gana:
Actuamos con equidad y transparencia en todas nuestras relaciones, nuestro objetivo es construir relaciones sólidas y duraderas, basadas en el beneficio mutuo. Nos esforzamos por entender las necesidades de nuestros clientes, socios, empleados y la comunidad, buscando acuerdos y resultados que generen valor para todos los interesados. Fomentamos un entorno inclusivo donde el mérito y el respeto por la diversidad son los pilares de nuestras interacciones
3. Somos francos:
Valoramos la retroalimentación como una herramienta esencial para el crecimiento individual y colectivo. Animamos a compartir opiniones y sugerencias de manera honesta y respetuosa, con el objetivo de aprender, mejorar y fortalecer nuestras relaciones; reconocemos la importancia de proteger la información privada y estratégica de la empresa, nuestros clientes, empleados y socios. Manejamos la información con discreción y solo la divulgamos cuando es necesario y de acuerdo con las políticas y regulaciones aplicables.
4. Somos curiosos, no somos autocomplacientes:
Buscamos constantemente nuevas formas de mejorar y aprender, la curiosidad nos impulsa a explorar nuevas ideas, tecnologías, procesos y enfoques. Mantenemos una mentalidad de aprendizaje continuo, buscando activamente oportunidades para expandir nuestro conocimiento y desarrollar nuevas habilidades. Mantenemos altos estándares de calidad en todo lo que hacemos y buscamos superar las expectativas. La autocrítica constructiva y la ambición por mejorar continuamente nos impulsan a alcanzar la excelencia en nuestros productos, servicios y operaciones.
5. Tenemos coraje y somos audaces:
El coraje en Whitman se traduce en la capacidad de tomar decisiones difíciles basadas en un análisis riguroso de la información disponible. No tememos asumir riesgos cuando son necesarios para avanzar hacia nuestros objetivos estratégicos, siempre evaluando cuidadosamente las posibles consecuencias; estamos dispuestos a abordar situaciones complejas y defender lo que creemos que es correcto, incluso cuando enfrentamos resistencia o incertidumbre. La integridad y la coherencia con nuestros valores nos dan la fortaleza para mantenernos firmes en nuestras decisiones éticas.
6. Somos austeros, sabemos usar los recursos:
Valoramos los recursos que se nos confían, ya sean financieros, materiales, tecnológicos o de tiempo, y los gestionamos con cuidado y diligencia. Buscamos optimizar su uso para maximizar nuestro impacto y minimizar el desperdicio en todas nuestras operaciones. La austeridad en Whitman va de la mano con la conciencia ambiental y social. Buscamos prácticas que minimicen nuestro impacto negativo en el planeta y fomenten la sostenibilidad a largo plazo en todas nuestras actividades.
7. Pensamos en nuestro impacto social y ambiental:
Reconocemos nuestra responsabilidad como ciudadanos corporativos y nos esforzamos por minimizar nuestro impacto ambiental negativo y contribuir positivamente al bienestar de las comunidades en las que operamos; buscamos activamente oportunidades para colaborar con organizaciones y participar en proyectos que fomenten el crecimiento económico, la equidad social y la protección ambiental a largo plazo.
5. Política de Cumplimiento
1. Prioridad del Impacto sobre el Conflicto de Intereses: En Whitman, la actuación de buena fe es primordial. Por lo tanto, es responsabilidad de cada persona vinculada a la compañía. identificar y declarar de manera oportuna cualquier situación en la que sus intereses personales, financieros, familiares o de cualquier otra índole puedan entrar en conflicto, real o potencial, con los intereses de la organización y su misión En lugar de evitar toda interacción donde puedan existir intereses diversos, Whitman S.A.S.
2. Salvaguarda contra Actividades Ilícitas: Whitman empleará rigurosamente los procedimientos, mecanismos e instrumentos definidos por la compañía para prevenir y controlar el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. Aseguraremos que nuestros fondos y colaboraciones se utilicen exclusivamente para fines lícitos y alineados con nuestra misión.
3. Criterio Social y Ambiental en Invitaciones, Obsequios y Pagos Atípicos: Cada empleado de Whitman tiene la responsabilidad de mantener la más alta integridad en sus interacciones con terceros. Esto implica la prohibición absoluta de ofrecer, prometer, solicitar o aceptar cualquier tipo de retribución, ya sean obsequios, invitaciones, favores o pagos atípicos. Nuestras relaciones deben basarse en la transparencia y el respeto por nuestros principios sociales y ambientales, evitando cualquier acción que pueda generar un conflicto de interés o la percepción de un trato preferencial
4. Transparencia en Remuneraciones y Comisiones: La asignación de sueldos o el pago de comisiones a empleados o colaboradores requerirá la autorización previa de la Gerencia o la Dirección de la dirección comercial de la compañía. Esto garantiza la justicia y la claridad en la administración de las compensaciones.
5. Neutralidad en Contribuciones Políticas: Whitman se abstendrá de ofrecer apoyo o realizar contribuciones políticas en su nombre a candidatos, partidos u organizaciones políticas. Mantendremos nuestra independencia y centraremos nuestros esfuerzos en el cumplimiento de nuestra misión social y ambiental.
6. Conducta Ética con Entidades Gubernamentales: Se prohíbe ofrecer, prometer o conceder cualquier beneficio adicional a funcionarios de instituciones estatales. Cumpliremos estrictamente las leyes del país y preservaremos la integridad en nuestras relaciones con el sector público.
7. Alineación Estratégica de Donaciones: Cualquier donación efectuada por Whitman SAS., deberá estar en consonancia con nuestra misión y nuestros objetivos sociales. Requerirá la aprobación previa de la Gerencia General para asegurar su impacto y la rendición de cuentas.
8. Justificación y Verificación de Contribuciones y Patrocinios: Toda contribución o patrocinio deberá ser transparente, susceptible de seguimiento y verificación, debidamente justificado y requerirá la aprobación del Gerente General de la compañía, demostrando una conexión clara con los valores establecidos por la compañía.
9. Entorno Laboral Seguro y Saludable: Se restringe estrictamente la posesión, venta, distribución, consumo o presentación al trabajo bajo los efectos de bebidas alcohólicas, sustancias psicoactivas o fermentadas. Asimismo, fomentaremos un ambiente laboral libre de humo y priorizaremos el bienestar físico y mental de todos los que colaboran con Whitman.
10. Tolerancia Cero ante Actos Incorrectos y Fraude: Whitman rechaza cualquier práctica que atente contra la transparencia y la legalidad, tanto internamente como en nuestras relaciones con los stakeholders. Mantenemos una postura de absoluta intolerancia frente al fraude y cualquier acto indebido que pueda desviar recursos de nuestro propósito social.
11. Gestión Responsable de Fondos: La administración de los recursos financieros y de cualquier otra naturaleza se llevará a cabo con transparencia y eficiencia, asegurando su correcta aplicación.
12. Fundamento Ético y Valores Corporativos: Este Código de Ética establece los estándares mínimos de conducta ética que todos los empleados deben observar. Whitman no permitirá ninguna acción que contravenga los principios éticos, morales o los valores fundamentales que rigen nuestra organización.
6. Confidencialidad y Seguridad de la Información con Protección de Datos de Beneficiarios
Todos los accionistas, empleados, clientes, proveedores, aliados y demás partes interesadas deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que se encuentre bajo su cuidado, incluyendo la información sensible de nuestros beneficiarios. Whitman rechaza el uso indebido de dicha información, exigiendo no revelar ni divulgar información confidencial, reservada, privilegiada o privada sin la debida autorización. Contamos con procedimientos de Seguridad de la Información que permiten la ejecución adecuada de esta política, incluyendo medidas específicas para proteger la privacidad y seguridad de los datos de las comunidades y personas con las que trabajamos.
7. Control y Supervisión de las Políticas de Cumplimiento y Evaluación del Impacto
Para Whitman, es fundamental supervisar y evaluar periódicamente la eficiencia y efectividad de este Manual de Ética y Cumplimiento y sus respectivas políticas, con el fin de tomar a tiempo los correctivos necesarios para impedir la materialización de riesgos de Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Adicionalmente, evaluaremos el impacto de nuestras políticas y prácticas en nuestros objetivos sociales y ambientales.
Por lo anterior, la Compañía, por medio del Oficial de Cumplimiento (o la figura designada), verificará que se contemplen los cambios legislativos y regulatorios, la debida diligencia realizada, la cultura de transparencia por parte de las partes interesadas y coordinará la realización de evaluaciones para verificar la efectividad del Manual de Ética y Cumplimiento y el progreso hacia nuestros objetivos de impacto.
8. Canales de Comunicación y Reporte con Enfoque en la Transparencia
Con el propósito de prevenir, identificar y dar tratamiento a los actos y conductas que se presenten en el ejercicio del desarrollo de las actividades de Whitman, se cuenta con un Canal de Contacto de Ética Empresarial que permite a las partes interesadas manifestar inquietudes o realizar denuncias con respecto a infracciones, sin temor a posibles represalias. Fomentamos la transparencia y la comunicación abierta sobre temas éticos y de impacto social y ambiental.
Línea de Ética Empresarial y Sostenibilidad: La Línea de Ética Empresarial ofrece consultas sobre la aplicación de este Manual, asesorías para la toma de decisiones éticas y la gestión de dilemas relacionados con nuestro impacto social y ambiental. Además, se podrá reportar de manera confidencial y segura actividades y conductas relacionadas con Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, a través del Correo Electrónico: nomina@whitmanstore.com.
Aquellas denuncias que se reciban serán consolidadas y evaluadas por el Oficial de Cumplimiento (o la figura designada).
Atendiendo a la confidencialidad del caso, Whitman garantiza que ninguno de los denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado infracciones a la ley o a las Políticas de Cumplimiento.
9. Sanciones y Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de las disposiciones previstas en este Manual de Ética y Cumplimiento por parte de los empleados, proveedores, aliados y demás partes interesadas dará lugar a la imposición de sanciones administrativas o disciplinarias dependiendo del caso (reglamento interno, contratos, acuerdos de colaboración, entre otros), entendiéndose como una falta grave. Se considerarán conductas contrarias al cumplimiento de este Manual:
1. Realizar alguna de las conductas mencionadas como fuentes de riesgo sin cumplir con los requisitos o procedimientos impuestos por la Compañía.
2. No informar, tolerar, consentir o ignorar alguna conducta contraria al presente Programa de Ética Empresarial.
3. Discutir, difundir o entregar información sobre cualquier posible incumplimiento del presente programa sin la autorización previa y expresa del Oficial de Cumplimiento (o la figura designada).
4. Actuar de manera que se comprometa la misión social y ambiental de Whitman o se desvíen recursos destinados a este fin.